Bagaimana Importir Belanda Mendapatkan Decking Bangkirai Bersertifikat dari Indonesia Melalui GTH

Perspektif dari Sisi Pembeli

Sebuah perusahaan importir kayu di Belanda membutuhkan pasokan decking Bangkirai bersertifikat untuk proyek konstruksi berskala besar.

Spesifikasi yang dibutuhkan cukup jelas dan detail:

• Ukuran: 25 × 145 mm
• Profil: E4E (four sides finished)
• Panjang acak: 2,4 hingga 5,7 meter

Sejak diberlakukannya European Union Deforestation Regulation (EUDR), kepatuhan terhadap regulasi bukan lagi sekadar pilihan tambahan, melainkan menjadi persyaratan utama dalam perdagangan kayu internasional.

Sebelumnya, perusahaan ini mengandalkan perantara lokal di Indonesia yang mengenakan komisi sekitar 5–8% serta membantu komunikasi dengan produsen dan melakukan pemeriksaan kualitas dasar.

Namun, untuk pembelian kali ini, importir tersebut memutuskan untuk mencari pemasok secara langsung melalui catastico.eu dan menggunakan Green Trade Hardwood (GTH) untuk mengelola seluruh proses pengadaan, mulai dari pemilihan pemasok hingga pengiriman.

Mencari Pemasok yang Tepat

Melalui platform GTH, pembeli menggunakan kriteria pencarian berikut:

• Jenis kayu: Bangkirai (Shorea laevis)
• Ketebalan: 25 mm
• Lebar: 140–150 mm
• Negara asal: Indonesia
• Ketersediaan: Siap dikirim (Ready to Ship)

Hasil pencarian menampilkan empat pemasok yang sesuai.

Setiap daftar produk menampilkan informasi lengkap mengenai:

• Kelas kualitas produk.
• Kadar air.
• Waktu pengiriman.
• Status sertifikasi.

Dari empat pemasok tersebut, dua di antaranya telah memiliki sertifikasi SVLK/V-Legal yang masih berlaku, sehingga proses seleksi dapat dipersempit dengan lebih cepat.

Meminta Penawaran Harga (RFQ)

Importir mengirimkan Request for Quotation (RFQ) yang sama kepada kedua pemasok terpilih dengan permintaan:

• 60 m³ decking Bangkirai E4E.
• Kadar air: 12–14%.
• Satu kontainer penuh.
• Harga CIF Rotterdam.

Penawaran pertama diterima dalam waktu 18 jam, sementara penawaran kedua masuk sekitar 30 jam kemudian.

Kedua pemasok memberikan penawaran secara lengkap, termasuk:

• Dimensi produk yang tersedia.
• Spesifikasi pengemasan.
• Perkiraan biaya pengiriman laut.

Evaluasi Penawaran

Perbedaan harga antara kedua penawaran hanya sekitar 4%.

Namun, harga bukan menjadi faktor penentu utama.

Pemasok pertama menyertakan provisional packing list bersama penawaran dan mengonfirmasi bahwa material sudah siap untuk dikirim.

Sementara pemasok kedua hanya memberikan informasi: “Barang tersedia berdasarkan permintaan.”

Kemampuan untuk melakukan pengiriman lebih cepat memberikan keuntungan yang jelas bagi pemasok pertama.

Setelah satu kali proses negosiasi, harga pembelian tetap sama, namun kedua pihak menyepakati perubahan syarat pembayaran yang lebih fleksibel:

• 30% pembayaran di muka
• 70% pembayaran setelah menerima salinan Bill of Lading (B/L)

Sebelumnya, struktur pembayaran yang digunakan adalah 50%–50%.

Setelah kesepakatan tercapai, pesanan resmi dikonfirmasi.

Dokumentasi Kepatuhan EUDR

Setelah pesanan dibuat, pemasok mengunggah seluruh dokumen pendukung kepatuhan langsung ke dalam platform, termasuk:

• Lisensi FLEGT (jika berlaku).
• Sertifikat SVLK/V-Legal.
• Koordinat geolokasi area pemanenan kayu.
• Pernyataan asal kayu yang mengacu pada konsesi kehutanan.

Seluruh dokumen tersimpan dalam satu file pesanan dan dapat diunduh dalam format PDF.

Bagi importir, sistem ini sangat menyederhanakan proses Due Diligence.

Sebelumnya, perusahaan harus menghabiskan waktu berminggu-minggu untuk meminta dokumen dari berbagai pihak melalui email.

Dengan GTH, seluruh informasi yang diperlukan tersedia dalam satu lokasi yang terstruktur.

Hasilnya, Due Diligence Statement (DDS) dapat diselesaikan hanya dalam waktu tiga hari kerja setelah proses customs clearance selesai.

Pengiriman dan Penerimaan Barang

Kontainer dimuat di Pelabuhan Semarang.

Setelah perjalanan laut selama 42 hari, kontainer tiba di Rotterdam.

Selama proses pengiriman berlangsung, GTH secara otomatis memperbarui status pesanan, termasuk:

• Kontainer telah dimuat.
• Kapal telah berangkat.
• Barang telah tiba di pelabuhan tujuan.

Pada pemeriksaan akhir, seluruh produk sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati:

• Ukuran produk sesuai.
• Kadar air berada dalam batas yang ditentukan.
• Hanya satu pengikat pengaman (securing strap) yang mengalami kerusakan selama perjalanan.
• Tidak ditemukan kerusakan pada kayu.

Tidak ada klaim yang diajukan.

Praktik Terbaik bagi Pembeli Kayu Internasional

• Buat RFQ dengan Spesifikasi yang Detail. Semakin jelas kebutuhan yang disampaikan, semakin mudah membandingkan penawaran dan menghindari kesalahpahaman.
• Periksa Dokumentasi EUDR Sebelum Negosiasi Harga. Memastikan kepatuhan sejak awal dapat mencegah keterlambatan dan memperkuat posisi negosiasi pembeli.
• Pahami Perbedaan antara “Ready to Ship” dan “Production Capacity”. Stok siap kirim biasanya tersedia dalam waktu 2–4 minggu, sedangkan produksi baru sering membutuhkan waktu sekitar 8–14 minggu.
• Selalu Verifikasi Sertifikasi. Meskipun bekerja dengan pemasok yang telah diverifikasi, pembeli tetap perlu memastikan bahwa seluruh sertifikat masih berlaku sebelum melakukan pemesanan.

Kesimpulan

GTH tidak menggantikan peran importir dalam proses pembelian.

Sebaliknya, GTH membuat proses pengadaan menjadi lebih:

• Transparan.
• Efisien.
• Mudah dikelola.

Hal tersebut dilakukan dengan menggabungkan seluruh proses dalam satu platform yang dapat diverifikasi, mulai dari:

• Pencarian pemasok.
• Permintaan penawaran.
• Dokumentasi kepatuhan.
• Pelacakan pengiriman.

Bagi perusahaan yang bergerak dalam perdagangan kayu internasional dan harus memenuhi persyaratan EUDR, pendekatan terintegrasi dalam pengadaan dan pengelolaan kepatuhan ini menjadi salah satu keunggulan utama GTH.

GTH membantu membangun perdagangan kayu internasional yang lebih terpercaya melalui transparansi, kepatuhan, dan hubungan bisnis yang berkelanjutan. Untuk memahami lebih lanjut cara menilai klaim sertifikasi, baca kayu bersertifikat vs tidak bersertifikat.